Algemene voorwaarden

Versie: 1.0 Datum: 20 december 2025

VANA Chat: De gebruiker van deze algemene voorwaarden, handelend onder de naam VANA Marketing, gevestigd te Eindhoven, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93216696.
Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die met VANA Chat een overeenkomst aangaat.
Dienst: De door VANA Chat aangeboden software (chatbot), inrichting en bijbehorende support.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden en overeenkomsten van VANA Chat.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

VANA Chat spant zich in om de dienst zo goed mogelijk uit te voeren (inspanningsverplichting). VANA Chat kan echter nooit garanderen dat de chatbot te allen tijde foutloos werkt of 100% correcte antwoorden geeft.
Gebruik van AI: De Opdrachtgever begrijpt dat de chatbot gebruikmaakt van Kunstmatige Intelligentie (AI). AI kan soms ‘hallucineren’ (feitelijk onjuiste informatie genereren). De Opdrachtgever blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de communicatie richting zijn eigen klanten.
VANA Chat is niet verantwoordelijk voor gemiste leads, verkeerd ingeplande afspraken of onjuiste informatieverstrekking door de software.

Tenzij anders overeengekomen, worden abonnementen aangegaan voor onbepaalde tijd.
Het abonnement is maandelijks opzegbaar.
Opzegging dient schriftelijk (per e-mail) te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand tegen het einde van de lopende maandperiode.

Alle genoemde prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.
Setup-kosten worden voorafgaand aan de start van de werkzaamheden gefactureerd.
De maandelijkse abonnementskosten worden vooraf gefactureerd.
De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum.
Bij niet-tijdige betaling heeft VANA Chat het recht om de dienstverlening (de chatbot) per direct op te schorten (offline te halen) totdat de betaling is voldaan.

VANA Chat blijft eigenaar van de software, de broncode en de technische inrichting van de chatbot. De Opdrachtgever krijgt slechts een gebruiksrecht (licentie).
De data die door de chatbot wordt verzameld (zoals klantgegevens en chatlogs) is eigendom van de Opdrachtgever.

VANA Chat is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat VANA Chat is uitgegaan van door of namens de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
De aansprakelijkheid van VANA Chat is te allen tijde beperkt tot directe schade en gemaximeerd tot het bedrag dat de Opdrachtgever in de maand voorafgaand aan het schadevoorval aan VANA Chat heeft betaald (met een maximum van € 500,-).
VANA Chat is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

VANA Chat is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe gehinderd wordt door overmacht.
Onder overmacht wordt mede verstaan: stroomstoringen, storingen in het internet, storingen bij toeleveranciers (zoals OpenAI, hostingproviders of API-koppelingen) en cyberaanvallen.

Op alle rechtsbetrekkingen waarbij VANA Chat partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar VANA Chat is gevestigd.