Bij VANA Chat nemen we de privacy van uw gegevens en die van uw klanten uiterst serieus. Omdat onze software persoonsgegevens verwerkt (zoals namen en telefoonnummers in chatgesprekken), houden wij ons strikt aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
Hieronder leggen we uit hoe wij uw data beschermen.
1. Onze Rol: Verwerker vs. Verwerkingsverantwoordelijke
Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk om de rollen helder te hebben:
U (de Klant) bent de Verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt het doel van de chatbot en bent eigenaar van de klantgegevens.
VANA Chat is de Verwerker. Wij leveren de software en techniek om de gesprekken mogelijk te maken. Wij doen niets met deze data, behalve het tonen aan u in uw dashboard.
2. Waar wordt de data opgeslagen?
Alle data die VANA Chat verwerkt, wordt veilig opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van gecertificeerde hostingpartners die voldoen aan de hoogste veiligheidsstandaarden (ISO 27001).
Data verlaat de EU niet zonder passende waarborgen.
Alle verbindingen naar onze software zijn versleuteld met SSL-encryptie (het groene slotje).
3. Hoe zit het met AI en Privacy?
Onze chatbots maken gebruik van geavanceerde AI-modellen (zoals OpenAI) om antwoorden te genereren.
Geen training op uw data: Wij hebben onze systemen zo ingericht dat de input van uw klanten niet wordt gebruikt om publieke AI-modellen te trainen. Uw bedrijfsgeheimen blijven dus veilig.
De AI fungeert enkel als verwerkings-engine: er gaat tekst in, er komt een antwoord uit, en de data blijft binnen de beveiligde omgeving.
4. De Verwerkersovereenkomst
Omdat wij optreden als verwerker, zijn wij wettelijk verplicht om een Verwerkersovereenkomst met u te sluiten.
Bij het aangaan van een abonnement ontvangt u van ons standaard een ondertekende Verwerkersovereenkomst.
Hierin staat zwart-wit vastgelegd dat wij uw data geheimhouden, beveiligen en niet doorverkopen.
5. Bewaartermijnen & Recht op vergetelheid
Wij bewaren chatlogs standaard zodat u de geschiedenis met uw klanten kunt teruglezen.
Wilt u data laten verwijderen? U kunt in uw dashboard specifieke gesprekken wissen. Deze zijn dan ook direct uit onze database verdwenen.
Zegt u uw abonnement op? Dan worden al uw accountgegevens en chatlogs na 30 dagen permanent vernietigd.
6. Heeft u vragen over beveiliging?
Transparantie is voor ons essentieel. Heeft u specifieke vragen over onze tech-stack of beveiligingsmaatregelen? Neem gerust contact op via info@vanamarketing.nl.